PRAMUKA.ID – Sekretaris Jenderal (Sekjen) Kwartir Nasional Gerakan Pramuka, Kak Mayjen TNI (Purn) Dr. Bachtiar) pimpin langsung Pertemuan Sosialisasi e-surat di lingkungan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka. Program E-Surat pada Aplikasi Ayo Pramuka yang dibuat oleh mitra kerja Kwarnas Gerakan Pramuka, yaitu PT Rahadhyan Integrasi Nusantara atau dikenal dengan PT. RIN. Sosialisasi itu berlangsung di kantor Kwarnas Gerakan Pramuka, Jln Merdeka Timur, Jakarta pada Kamis (2/11/2023).
PT Rahadhyan Integrasi Nusantara adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang teknologi informasi dan mutimedia. PT RIN yang saat ini sedang melakukan keanggotaan Gerakan Pramuka seluruh Indonensia dengan Aplikasi AyoPramuka.
Sosialisasi E-Surat ini disambut baik oleh Sekjen Kwartir Nasional, Kak Dr. Bachtiar, S.IP, M.AP. Ia mengatakan bahwa aplikasi ini sebagai tahapan dalam mengikuti perkembangan zaman modern seperti ini.
“Kita harus menyambut gembira fitur aplikasi ini untuk kemajuan teknologi di Kwarnas”, ujarnya saat membuka sosialisasi ini.
Upaya ini dilakukan sebagai langkah penting dalam mendorong digitalisasi di lingkungan Kwartir Nasional (Kwarnas). Selain itu, dengan adanya aplikasi ini diharapkan tidak ada lagi kesalahan dalam berbagi informasi, dokumen dan disposisi, karena E-Surat ini memangkas waktu karena dapat diakses dimana saja sehingga memungkinkan akses yang lebih fleksibel, artinya terus berjalan dimanapun kita berada.
Pengembangan aplikasi ini berkolaborasi dari berbagai bidang yang ada di Kwartir Nasional (Kwarnas). Sistem E-Surat ini nantinya akan diperuntukkan untuk mengelola proses pengiriman, penerimaan, penanganan surat-surat disposisi di Kwartir Nasional (Kwarnas). Hal ini akan mempermudah surat-menyurat, baik surat keluar maupun surat masuk, disinilah kemudahan ini kiat dapatkan, terang kak Bachtiar.
Kak Bachtiar menyampaikan untuk segera melakukan pelatihan terkait penggunaan aplikasi E-Surat ini agar mendapatkan pehamaman mengenai prosedur yang nantinya akan dipakai dalam proses surat-menyurat, sehingga aplikasi ini berjalan dengan lancar dan bisa digunakan dalam waktu dekat.
Sementara, Kak Wildan sebagai salah satu perwakilan dari PT. RIN menyebutkan, setiap jabatan memiliki akses sesuai dengan bidangnya masing-masing dengan alasan keamanan dokumen.
Sistem Informasi Surat Menyurat dan Disposisi merupakan salah satu fitur yang ada pada aplikasi AyoPramuka Kwarnas yang digunakan untuk mengelola proses pengiriman, penerimaan, dan penanganan surat-surat disposisi di lingkungan Kwarnas, terang Kak Wildan
Sementera manfaatnya lanjut Kak Wildan adalah untu mempercepat proses surat menyurat/disposisi dan dapat diakses kapan saja; Dapat dengan mudah diarsipkan, dicari, dan
dikelola dalam format digital; dan E-surat dapat diakses dari mana saja, sehingga
memungkinkan akses yang lebih fleksibel.
Sedangkan tujuannya adalah memfasilitasi komunikasi dengan cepat dalam berbagi informasi, dokumen dan disposisi; Penghematan Waktu dan Biaya; dan Memungkinkan pengarsipan digital yang mudah, yang dapat membantu dalam manajemen dan pemantauan dokumen kepramukaan, pungkas Kak
***
Penulis: Wildan Alwi Hafiz
Editor: PusinfoKN/sd.
